Hoe meet je succesvol de tevredenheid van je medewerkers?

Het is heel belangrijk om als organisatie als eerste het doel van het onderzoek vast te stellen. Wil je alleen de tevredenheid meten? Wil je de organisatie naar een hoger niveau tillen? Wil je jouw bedrijf aantrekkelijker maken voor nieuwe collega’s? Het kan allemaal! Zorg dat je deze doelstelling duidelijk hebt. Dit is belangrijk voor de volgende stappen.

Afhankelijk van het doel van jouw onderzoek, zal je de vragenlijst gaan samenstellen. Je eerste gedachten gaan misschien uit naar een compacte statische vragenlijst. Wanneer je hiervoor kiest, zul je waarschijnlijk ook statische antwoorden krijgen. Echter vragen deze antwoorden soms om verdieping of een verklaring.

Zorg ervoor dat jij na het onderzoek alles duidelijk hebt. Denk dus van te voren na of je naast alle statische vragen de medewerker een toelichting wil laten geven.
Je komt trouwens ook erg veel te weten door open vragen te stellen als: “Wat kan er volgens jou nog verbeteren aan de werkplekken?” of als je als werkgever zelf al een idee hebt en je wilt peilen hoe jouw werknemers ertegenover staan: “Hoe denk jij over flexibele werktijden?”.

Het onderzoek kan je digitaal of op papier afnemen. Zelf heb ik gekozen voor de digitale variant (we leven in 2016 en Orange Juice is immers een e-commerce bedrijf). Het is gebleken dat het tijdsbestek van een online onderzoek gemiddeld twee derde korter is dan bij de papieren versie. Dit komt niet alleen doordat je geen tijd kwijt bent met het versturen en verwerken van de papieren vragenlijsten maar ook doordat meer dan de helft van medewerkers het onderzoek op zeer korte termijn (thuis) invult. De dataverzameling gaat automatisch je hebt vaak meteen de mogelijkheid om direct grafieken en tabellen te bekijken.

Tip voor een digitaal medium: GoogleForms. Werkt perfect en is gratis!

Nu ga je je onderzoek verder inrichten. Denk goed na over je vraagstelling. Door de vragen neutraal te stellen, ‘dwing’ je je medewerker niet tot een bepaald antwoord en straal je als organisatie uit dat je openstaat voor alle antwoorden. Positief of negatief.  Stel de vragen kort en duidelijk.

Heb je ook al nagedacht hoe je je medewerkers wil laten antwoorden? In ons onderzoek hebben we gekozen voor de 5 punts-beoordelingsschalen.  Een 5-puntsschaal gaat bijvoorbeeld van “zeer tevreden” tot en met “zeer ontevreden” daartussen tevreden, neutraal en ontevreden. Ook stelden we open vragen en vroegen we om toelichting bij een aantal specifieke vragen.
Je kan natuurlijk ook radio buttons (wanneer 1 antwoord is toegestaan) en/of checkboxen (wanneer meerdere antwoorden zijn toegestaan) gebruiken.

Zet de vragen in een goed en duidelijk overzicht. Het is voor het verwerken straks ook fijn om de vragen nu al te categoriseren. Maak een aantal categorieën bijvoorbeeld: collegialiteit, werkdruk, arbeidsvoorwaarden etc.. Stel binnen iedere categorie eerst de algemene vragen en daarna de specifiekere. Test de enquête nog even met een collega voordat je deze uitzet. Zo haal je eventueel de laatste fouten er nog uit!

Als je het doel, de vragen, het medium en de vormgeving hebt vastgesteld, ga je de uitnodigingen versturen. Wanneer je de uitnodiging naar het privéadres van je werknemers stuurt, is gebleken dat de respons vaak veel hoger is. Je geeft medewerkers zo de gelegenheid om de vragen op zijn/haar gemak in te vullen en het vergroot het gevoel van anonimiteit en vertrouwelijkheid. Het voor de medewerkers is het belangrijk dat ze anoniem antwoord kunnen geven en dat hun input nooit terugkomt in een functioneringsgesprek. Laat dit duidelijk weten in de uitnodiging! Geef ook aan wat het doel is van het onderzoek, de uiterste invuldatum en dat de verbeteracties/resultaten uiteindelijk gedeeld zullen worden.

En nu? Dit is vaak een hoop informatie. Vooral als je er ook voor gekozen hebt om de medewerkers open vragen te beantwoorden en ideeën te delen. Wanneer je gebruik maakt van een digitaal totaalpakket zoals GoogleForms geven zij jou de statistieken. Deze geven meteen een duidelijk overzicht in de antwoorden van de medewerkers.

Het onderzoek heeft pas zin gehad als er ook iets met de resultaten gebeurt. Laat vrij snel na sluiten van het onderzoek aan alle medewerkers weten wat de totale uitkomst is. Daarna ga je het management over de details informeren. Plan een presenatie waarin je cijfers en feiten kan laten zien. In onze presentatie nemen we ook meteen suggesties op voor het verbeteren van de punten die wat minder gescoord hebben, en stellen we hier een actieplan voor op.  Wanneer je een actieplan maakt, sorteer dan de acties op prioriteit en let daarbij ook op de haalbaarheid van deze punten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: aankomende maanden, dit jaar en volgend jaar.

Een meting van de tevredenheid is meteen ook een stap richting het verbeteren van deze tevredenheid. Als er geen opvolging van het onderzoek volgt, zou dit kunnen leiden tot een verslechtering van de tevredenheid. Het is dus altijd van groot belang om de conclusies, verbeterpunten en de te ondernemen acties aan de medewerkers terug te koppelen! Denk bij het noemen van de conclusies niet alleen aan de mindere punten maar laat je medewerkers zeker ook weten welke punten supergoed hebben gescoord.

Het is heel belangrijk om de tevredenheid te blijven meten. Als organisatie kan je zo goed zien of de verbeteracties hebben bijgedragen aan de tevredenheid onder de medewerkers. De organisatie kan dan ook een nieuw doel voorzichzelf vaststellen en zo nog meer groeien!

Bij Orange Juice is het onderzoek met open armen ontvangen. Dit is zeker iets wat we laten terugkomen!

Heb je vragen of wil je tips? Bel of mail mij gerust! 026-3274045.